miércoles, 8 de mayo de 2013
1.5. Elaborar un formato estándar de evaluación que sea utilizado para cada una de las áreas de la empresa (según organigrama), en este se debe incluir un plan de auditoría interna (para este plan tenga en cuenta la actividad comercial real de la empresa)
REVISON DOCUMENTAL
HOJAS DE VIDA
Revisión
Hojas De Vida Del Personal De La Empresa Education and Training. Se Requiere Verificar
el Cumplimiento Básico Para Contratar Como Es:
Ø
Formato único hoja de vida
Ø
Declaración juramentada de los bienes
Ø
Fotocopia cedula de ciudadanía
Ø
Fotocopia libreta militar (cuando aplique)
Ø
Antecedentes (disciplinarios-Judiciales-Fiscales)
Ø
Afiliación a Salud, Pensión, Arp, Cesantías
1.4. Definir conceptualmente como se prepara un auditor interno en la empresa, dependiendo la actividad comercial la cual desempeña la empresa.
Esta
persona deberá asistir a una capacitación programada por la empresa con
anterioridad, la temática contenida en dicha capacitación tratara sobre la Norma Iso 9000 y todas
de las que ahí se desprenden, se realizaran ejercicios de concentración, y una
serie de ejercicios que ejerciten la siquis de esta persona.
Se
realizarán simulacros de auditoria interna aplicada a una de las áreas de la
organización, los resultados se obtendrán por un calificador contratado por la
organización, en dónde al haber falencias se tomaran las acciones correctivas,
con el fin de la mejora.
1.3. Definir conceptualmente como será preparado un auditor interno (incluyendo cualidades que debe tener dicho auditor, sus conocimientos y sus habilidades) en la empresa, dependiendo la actividad comercial la cual desempeña la empresa.
El auditor deberá contener las siguientes aptitudes y
cualidades:
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Ø Debe conocer el área a auditar y los procesos que esta implica.
Ø Su rango jerárquico en la organización debe ser importante puesto
que se supone que su grado académico es alto.
Ø Debe estar familiarizado con cada uno de los objetivos de la
organización.
Ø Su sentido de responsabilidad, idoneidad, percepción deben ser
excelentes.
1.2. Conformar el comité evaluador de la auditoria (especificar dependiendo el organigrama de la empresa que departamento los va a auditar)
FICHA
TECNICA
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FECHA DE LA AUDITORIA : Marzo 03 de
2013
LUGAR: Oficina de talento
Humano
AUDITOR: ROBERTO LOPEZ
AUDITADO:
EDUCATION AND TRAINING
AREA:
TALENTO HUMANO
RESPONSIBLE:
JULIO JIMENEZ
GUIA DE TRABAJO # 9 1.1. Realizar un formato de acta que soporte el registro de la auditoría interna
FICHA
TECNICA
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FECHA DE LA AUDITORIA: MAYO 6 de 2013
LUGAR: Oficina de talento
Humano
AUDITOR: ROBERTO LOPEZ
AUDITADO: EDUCATION AND
TRAINING
AREA: TALENTO HUMANO
Objetivo de la Auditoria:
Evaluar la gestión realizada por el
área de talento humano en los procesos de selección, inducción, reinduccion, bienestar
social, incentivos, formación y capacitación para los empleados de la empresa education
and training.
Alcance de
la Auditoria
Se determina el desarrollo y
cumplimiento de los objetivos propuestos en los procesos de selección, inducción,
reinduccion, bienestar social, incentivos, formación y capacitación y si estos
se encuentran enmarcados dentro de la normatividad legal vigente en materia de
talento humano y acorde con la misión institucional.
Desarrollo
de la Auditoria
Esta auditoría tiene por objeto la
evaluación de la organización con la intención de encuadrar sus actividades en
el marco de un modelo determinado (ISO 9001). En esta se evaluara el numeral
4.2.3 que habla sobe los requisitos de la documentación. En cual se
desarrollaran los siguientes aspectos.
Ø Aprobación de los documentos
Ø Revisión y actualización de los documentos
Ø Asegurarse de que estén identificados los
cambios y el estado de revisión actual de los documentos
Ø Asegurarse de que las respectivas versiones
de los documentos estén disponibles en el punto de uso
Ø Asegurarse de que los documentos se
mantengan legibles e identificables
Ø Asegurarse de que los documentos de origen
externo estén identificados y su distribución esté controlada
Ø Impedir el uso involuntario de documentos
obsoletos
GUIA DE TRABAJO # 8 1.Ensayo sobre el impacto ético y social de los SIG en la empresa Colombiana, incluyendo sus ventajas y desventajas
ENSAYO IMPACTO ETICO Y SOCIAL DE LOS SIG EN LA EMPRESA COLOMBIANA
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En la actualidad la
competencia empresarial demanda cada vez más, la utilización de las
herramientas que el mundo de los negocios ofrece, por tal motivo se ven
inmersas en un mercado salvaje en donde la demanda y la oferta son cambiantes y
volátiles, en Colombia la utilización de generar empresa es constante puesto
que el índice de desempleo es alto y la única solución al que pueden llegar
este tipo de personas no favorecidas con fuerza de trabajo es esta, sin embrago
el 95% de estas empresas no suelen superar la fase de iniciación según
estadísticas de Dane, esto se debe a la falta de información y de preparación
académica de quienes deciden invertir su dinero en tal actividad, es allí en
Donde las SIG reforman esta concepción y acompañadas de una serie de bases
administrativas, sirven de estructura sólida para tratar de superar los percances que se
presentan constantemente.
La repercusión es
tal que logra generar ventajas competitivas fuertes que logran mantener vigente
y constante a la organización en el mercado. Hay que dejar claro que con el uso
de tecnología es esencial para que estas SIG funcionen adecuadamente y
proporcionen todo aquello que antes era incierto en la organización, con el fin
de realizar correctivos, si los hubiese y mejorar cada uno de los procesos
establecidos para la elaboración de un producto o la prestación de un servicio.
En cuanto a la
parte ética que de esta se desprende es algo que maneja el nivel institucional
que decide hasta qué punto sus decisiones afecten a la competencia y a sus
clientes, obviamente con esto se aclara que la parte social influye totalmente
puesto que la empresa forma parte de él “ciclo de construcción a un futuro
mejor” generando empleos, aumentando la
economía circulante de una región. Por ello es de sutil manejo, en algunas
ocasiones cuando estos SIG son mal administrados podrán convertirse en un
riesgo vital, generando perdidas no solo de capital y reducción de utilidades,
además de esto la baja demanda que ofrecieren sus clientes permitiría que la
balanza se desestabilizara llegando a tal punto de desaparecer en el mercado.
Los SIG sin lugar a
duda han contribuido la evolución de la
empresa Colombiana y es una herramienta que sin lugar a duda no se puede
descartar por las organizaciones, sin embargo su implementación debe ser basada
en una serie de pasos establecidos y analizados con anterioridad, por tal razón
todas sus características y ramas que de ellas se desprenden deben estar
interrelacionadas con cada una de las áreas que realice la organización.
lunes, 15 de abril de 2013
1.9 ANALISIS DE DESEMPEÑO DE LA EMPRESA
1.9 ANALISIS DE DESEMPEÑO DE LA EMPRESA
Nuestra estructura organizacional siempre pone gran interés en la innovación y el cambio de acuerdo a las constantes necesidades de la sociedad por esta razón cuidamos como nuestro recurso más importante el conocimiento en cada una de las áreas que nos desempeñamos y sobre todo la manera en que lo utilizamos y aplicamos.
A lo largo de estos años nuestra empresa ha tenido gran impacto dentro del mercado y es consolidada como una de las empresas altamente competitivas en nuestra región, por la calidad de nuestros servicios y el fácil acceso a ellos.
Ya que nuestra diferencia con las demás empresas se basa en la variedad y calidad de nuestros servicios, haciéndonos únicos en el mercado.
Uno de los principales logros alcanzados fue poder obtener profesionales honestos y capacitados en todas las áreas requeridas actualmente por el mercado suministrándoles capacitación constante en la cual desarrollen sus habilidades y competencias.
Sus sistemas de información gerencial aplicados al rápido desarrollo o rapidez de los cambios de la sociedad nos permiten administrar de manera más fácil los recursos de la empresa teniendo una organización enfocada en nuestro servicio y en la atención que les brindamos a nuestros clientes.
1.8 CAPACITACION DEL PERSONAL
PROGRAMA DE CAPACITACIÓN:
Este modelo permite gerenciar de modo objetivo y práctico los procesos de capacitación en la organización y al mismo tiempo es la puerta de entrada para formalizar y fortalecer la medición del impacto de la capacitación, definir las curvas de aprendizaje y obtener información cuantificable sobre la manera como se va cerrando la brecha entre las competencias esperadas por la organización y las que posee cada una de las personas según el cargo que desempeñan
- paso: detección de necesidades
- paso: clasificación y jerarquización de las necesidades de capacitación
- paso: definición de objetivo
- paso: elaboración del programa
- paso: ejecución
- paso: evaluación de resultados
En en el primer paso detectamos las necesidades de la empresa. Aplicando las técnicas adecuadas para este fin (elimina las pérdidas de tiempo).
El segundo paso se clasifica y jerarquiza las necesidades. Es decir, se clasifican y ordenan para decidir cuáles son las más urgentes, o más importantes, o cuáles requieren atención inmediata y cuáles se tienen que programar a largo plazo.
El tercer paso se definir los objetivos de capacitación, es decir, estos objetivos tienen que formularse de manera clara, precisa para más adelante, después de aplicar el programa, poder evaluar los resultados.
El cuarto paso es elaborar el programa de capacitación. En este momento se determina qué (contenido), cómo (técnicas y ayudas), cuándo (fechas, horarios), a quién (el grupo), quién (instructores), cuánto (presupuesto).
El quinto paso es ejecutar el programa, es decir, llevarlo a la práctica.
El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y después de ejecutarlo.
El sexto paso es evaluar los resultados del programa. Esto debe hacerse antes, durante y después de ejecutarlo.
1.7 DESSAROLLAR PROCEDIMIENTOS PARA CONFIRMAR LA EXACTITU DE LOS DATOS
1.7 Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos
ACCES MICOSOFT 2012
www.google.com
www.google.com
ACCES MICOSOFT 2012
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1.6 SUGERENCIAS PARA LA MEJORA DEL SOFTWARE DE LA EMPRESA.
SUGERENCIAS PARA LA MEJORA DEL SOFTWARE DE LA EMPRESA.
.
Entre los motivos por los cuales es necesario actualizar los sistema de información de la empresa se encuentran las nuevas exigencias del mercado y la forma como vamos a abarcar la demanda de nuestro clientes tanto actuales como el los nuevos mercados que queremos alcanzar.
El tiempo de actualización de nuestro software se debe realizar cada año puesto que maneja información que se debe estar actualizando según los requerimientos del mercado y la necesidades que se desarrollen nuestros clientes y empresa teniendo presente que somos una empresa de asesorías y tenemos que estar a la vanguardia de los diferentes cambios tecnológicos y como también los sistemas de información gerencial.
Cuando podemos mejorar nuestro software actual:
· Cuando necesitamos Ampliar las tareas que debe cumplir el sistema, por ejemplo, cuando al personal encargado de verificar los clientes se le pide que haga la edición de los errores encontrados, o cuando en nuestro sistema de facturación debemos instalar un modulo de calculo de impuestos exigidos por el gobierno.
· Existen otros motivos por los cuales debemos actualizar nuestros sistemas de información, como por ingreso de nuevos servicios los cuales van acompañados de códigos de identificación y mejorarlos con el fin de evitar colapso en el sistema.
CONTROL Y REGISTROS DE INVENTARIOS (EXCEL):
CONTROL Y REGISTRO DE CLIENTES (ACCESS):
CONTROL Y REGISTRO DE EMPLEADOS :
1.5 REVISION DE FORMULARIOS
1.5 CONTROL DEL SOFTWARE DE BAAN.
Para EDUCATION AND TRAINING tiene gran importancia la información que puede brindar los software que puede brindarnos la compañía para administrar las relaciones estratégicas con los proveedores así como los procesos diarios de compra.
Por eso en la aplicación de software buscamos que Desarrolle relaciones sólidas con los clientes e incremente su control en los procesos de adquisición y colabore en línea con sus proveedores para reducir los costos, aumentar la calidad y mejorar los niveles de servicio.
iBaan Procurement nos da las herramientas y la información que necesitamos para manejar las adquisiciones estratégicamente.
La manera de hacer control a este software es teniendo un control detallado de el desarrollo de sus funciones como:
· La estrategia de Adquisición - establece metas de reducción de costos a desarrollar en la negociación con los proveedores.
· Búsqueda Electrónica de Suministro - Basada en Internet. Búsqueda y evaluación de licitaciones.
· Ejecución de Órdenes - Desde órdenes de compra hasta auto-facturación.
· Análisis de Compra - Análisis de Gastos, desempeño de Vendedores.
1.3 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL DPTO OPERATIVO
1.3 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO OPERATIVO:
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
NOMBRE DEL PUESTO:
CONTADOR
DESCRIPCIÓN GENERAL:
Realizar aspectos de análisis, clasificación, codificación, validación y registro diario de las transacciones de índole económica, asimismo interpretar estados básicos y financieros de la Institución, además es responsable de emitir todos aquellos reportes que sustentan las cifras de los estados financieros de la empresa.
DESCRIPCIÓN ESPECÍFICA:
Se encarga de organizar, supervisar y de administrar los recursos monetarios de la empresa
RESPONSABILIDADES:
- Velar por que la contabilidad se lleve de acuerdo a las normas establecidas en Colombia
- Clasificar operaciones registradas, como medio para obtener objetivos propuestos.
- Envío de informaciones adicionales que requiera administración.
- Velar porque las notas contables y ajustes con asociados estén debidamente soportados y contabilizados.
- Registrar diaria y cronológicamente, todas las operaciones cuantificadas en términos económicos que adicionen, amplíen o modifiquen la composición de los recursos y obligaciones de la empresa
- Analizar e interpretar la situación financiera.
- Mantener actualizado, ordenado y debidamente referenciado el archivo contable.
- Elaborar y presentar informes de seguimiento del plan anual de trabajo a la Gerencia de Planificación
- Revisar los recibos de caja y comprobantes de pago.
- Las demás inherentes a su condición de contador público
DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y DESARROLLO
NOMBRE DEL PUESTO
SUPERVISOR
DESCRIPCIÓN GENERAL:
Trabajo profesional que consiste asesorar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar las actividades que realizan las ASESORES Y CONSULTORES.
RESPONSABILIDADES:
- Planifica, organiza, coordina, dirige y supervisa, actividades administrativas que realizan las analistas de personal, en materia de administración de personal
- Brinda asesoría a los Asesores Y Consultores en materia de administración de personal
- Organiza, coordina y dirige reuniones de trabajo con el personal.
- Traslada la correspondencia a las diferentes delegaciones de personal.
- Revisa y firma movimientos de personal.
- Revisa actas de toma de posesión y entrega de puestos del personal
- Realiza auditorias a las (os) Asesores y consultores , para revisión de planes de trabajo y consecución de metas.
- Aplica las medidas disciplinarias al personal bajo su cargo.
- Elabora informes de actividades realizadas.
- Participa en reuniones que convoque, la Dirección de Recursos Humanos así como el gerente.
- Asiste a los cursos de capacitación a los que le nombre la Dirección.
- Las demás inherentes a su condición de supervisor.
DEPARTAMENTO RECURSO HUMANO
NOMBRE DEL PUESTO
DIRECTOR (AR) DE R.H
DESCRIPCIÓN GENERAL:
Trabajo profesional que consiste en Formular e implementar políticas y estrategias para desarrollar y administrar el recurso humano, teniendo en cuenta la importación de el para el desarrollo y éxito de la empresa.
RESPONSABILIDADES:
- Asesorar a la empresa en relación a la forma de aplicación de los fundamentos técnicos y disposiciones legales vigentes en el tema de recursos humanos.
- Apoyar la dotación de personal, suministro de materiales y servicios de logística necesarios para el desarrollo de sus actividades, en la cantidad, calidad y oportunidad que corresponda según sus programas internos de trabajo.
- Utilizar de manera responsable, técnica y oportuna la información generada por las instancias de planificación, cobertura educativa y otras afines, con el fin de procurar la gestión pertinente en la creación de sus departamentos de trabajo
- Coordinar, gestionar, evaluar y ejecutar las actividades de clasificación de puestos, administración de salarios y administración de la nómina del personal, en forma ágil y con fundamento en las disposiciones legales y vigentes.
- Coordinar y gestionar las actividades de capacitación, desarrollo y evaluación de personal con base en normas técnicas y legales vigentes.
- Investigar, evaluar, coordinar y ejecutar procesos de relaciones laborales e higiene y seguridad dentro de lo que permite la ley y la aplicación de aspectos técnicos
- Las demás inherentes a su condición de director de R.H
1.2 OBJETIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS
1.2 OBJETIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS:
RECURSO HUMANO.
1. Mejorar las contribuciones productivas del personal a la organización, de forma que sean responsables desde el punto de vista estratégico, ético y social.
2. Desarrollar modelos para evaluación y retribución del recurso humano.
3. Crear, mantener y desarrollar programas de Recursos Humanos con habilidad y motivación para realizar los objetivos de la organización.
4. Alcanzar eficiencia y eficacia del Recurso Humano de la organización reclutando el personal idóneo para cada puesto.
5. Crear y desarrollar programas que vaya en función al mejoramiento de la organización y el conocimiento del personal.
6. Identificar y desarrollar competencias optimas para la organización
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:
Registro oportuno de las operaciones presupuestarias y contables que inciden en el resultado de los Estados Financieros de cada ejercicio, para que sean útiles en la toma de decisiones por parte de las autoridades superiores.
- Administrar de manera eficiente y transparente los recursos financieros
- Formular oportuna y eficientemente las programaciones de pago de compromisos, obligaciones de la empresa.
- Formular y presentar el Flujo de Caja mensual de acuerdo a las necesidades que plantee la administración.
- Administrar, controlar y documentar los movimientos, operaciones y transacciones financieras realizadas en las cuentas monetarias autorizadas.
- Llevar un estricto control del comportamiento de los ingresos y egresos
- Preparar los informes pertinentes de acuerdo a la necesidad de la empresa
- Registrar todas las operaciones en los libros correspondientes
- Elaborar los informes financieros
DEPARTAMENTO DE GESTION Y DESARROLLO
- Optimizar los procesos de planificación y control de gestión, mediante el diseño de herramientas de gestión
- Incrementar el control de la gestión de los empleados, proveyendo a la organización con la información pertinente y correcta para la toma de decisiones.
- Optimizar los procesos del Trabajo, desarrollando criterios de calidad
- Crear un Sistema de Control y Monitoreo con el fin tener una generación de informes oportunos para la organización en pro de un mejor manejo de la información en la correcta toma de decisiones.
LOS NUEVE PASOS PARA ANALIZAR LOS SIG
1.1 SISTEMAS DE INFORMACION APLICADOS A LOS CARGOS EN LA EMPRESA.
www.google.com
*GERENTE:
MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS-MIS
Es necesario para suministrar información, al responsable de la toma de decisiones para que este cumpla con los objetivos de la organización
Su objetivo principal es mostrar una visión general de la situación de la empresa. Consecuentemente, estos muestran la situación de las operaciones regulares de la empresa para que los directivos puedan controlar, organizar, planear y dirigir.
Realiza funciones como:
1. Produce reportes (anuales, semestrales, trimestrales o mensuales) con un formato pre-establecido.
2. Produce consultas impresas o consultas en pantalla
3. Utiliza datos internos de las operaciones de la empresa, almacenados en las bases de datos de los sistemas de datos transaccionales
DECISION-SUPPORTT SYSTEMS (DSS):
Sistema interactivo basado en computadora, el cual ayuda al gerente tomar decisiones utilizando modelos y datos para resolver problemas no estructurados. El objetivo principal de estos sistemas es el de apoyar, no remplazar, sus capacidades de decisión.
Combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos.
· *SECRETARIA GERENCIAL:
OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS:
Aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica (Paquete De Microsoft Office).
Realiza funciones como:
1. Coordina y administra de documento y información
2. Enlazan el trabajo
3. Programar las actividades de las personas y grupos
4. Comunicación con personas y grupos
5. Administración de los datos
6. Mantener actualizados archivos físicos y en base de datos, sobre las facturas generadas y facturas anuladas, clasificándolas ordenadamente por tipo de transacción y número correlativo.
· *RECURSO HUMANO:
KNOWLOGE-WORK SYSTEMS – KWS:
Su principal cometido es integrar los conocimientos en el conjunto de la organización y canalizar los flujos de información asociados a puestos intensivos en información.
Como sabemos el conocimiento como activo intangible es difícil de administrar, incluso apenas se está comprendiendo cómo se puede administrar; el conocimiento es parte fundamental para las organizaciones y su forma de hacer negocios y tener ventajas competitivas. Dichas herramientas nos ayudan a identificar o clasificar nuestros activos de conocimiento y a llevar los procesos de su gestión de una manera más efectiva, todas las habilidades y los conocimientos deben de ser identificados y valorados, accesibles desde cualquier sitio, deben ser capturados o almacenados, para que a su vez se puedan desarrollar y mejorar.
- Para CREAR conocimiento: Apoyan las actividades de los empleados y profesionistas de alto desempeño y los ayudan a crear nuevos conocimientos e integrarlos a la empresa.
- Para COMPARTIR conocimiento: Grupos de trabajo, donde se comparte el conocimiento, este puede ser presencial o a distancia (e-mail, tele-conferencias, groupware).
- Para DISTRIBUIR conocimiento: Office Automation Systems, ayuda a controlar el flujo de información a través de la organización (procesamiento de datos, calendarios electrónicos).
· *DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD (CONTADOR):
OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS:
Aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica (Paquete De Microsoft Office).
En cual realiza funciones como:
1. Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido.
2. Preparar y presentar informes sobre la situación financiera que se exijan y entregar al Gerente, un balance correspondientes.
3. Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.
4. Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas y externas.
5. Presentar los informes
* DEPARTAMENTO DE GESTIÓN Y DESARROLLO (supervisores, asesores y consultores):
OFFICE AUTOMATION SYSTEMS - OAS:
Aplicación de Tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación (Paquete De Microsoft Office).
Asesores y supervisores realiza funciones como:
- Administración de información (clientes, actividades, eventos)
- Programación (mediante la agenda electrónica).
- Comunicación (a través de correo electrónico, correo de voz o videoconferencias).
- Procesamiento y edición de documentos con calidad.
- Diseño, gráficas y características especiales de distribución.
Supervisor Realiza Funciones Como:
- Gestiona el servicio de soporte a los usuarios
- sistema informático según las indicaciones de la dirección
- Recoge las exigencias de los usuarios finales e implanta una estructura de asistencia.
- Puede intervenir directamente en actividades del servicio de soporte
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